Tugas Administrasi

Himpunan Mahasiswa Hubungan Internasional adalah suatu wadah dimana mahasiswa dapat melakukan kegiatan- kegiatan yang berhubungan dengan jurusan hubungan internasional. Banyak kegiatan yang dilakukan dalam wadah ini, salah satunya kegiatan yang baru saja dilaksanakan di awal Januari ini.
Saya sebagai panitia yang terlibat, akan memaparkan tentang pelaksanaan administrasi dalam kegiatan ini.
I. Perencanaan
Perencanaan- perencanaan yang kami lakukan seperti latar belakang kegiatan, tema, tujuan, sasaran kegitan dan pelaksanaan kegiatan dan dana yang dibutuhkan yang semua itu telah mendapat persetujuan dari semua pihak pelaksana.
I.I Latar Belakang Kegiatan
Penciptaan kawasan perdagangan bebas dan investasi di kawasan Asia Pasifik bagi kelompok negara maju ditetapkan pada 2010, dan kelompok negara berkembang pada 2020. Menurut ABAC (APEC Business Advisory Council), sejauh ini negara-negara anggota APEC telah membuat kemajuan signifikan dan membawa keuntungan yang realistis pada dunia usaha dan pada negara masing-masing. Ini meyakinkan bahwa keuntungan dari APEC adalah ditujukan untuk semua orang. Kiranya mahasiswa hubungan internasional perlu mengkaji lebih dalam lagi mengenai hal disamping sebagai pengkaji ilmu-ilmu lainya. Maka dalam hal ini di pandang perlu untuk membuat sebuah kegiatan khusus, di mana kegiatan khusus yang di maksudkan adalah sebuah program yang akan dilaksanakan, yaitu program “Short Diplomatic Course” sebagai suatu kegiatan kursus singkat diplomatic untuk menambah khazanah intelektual mahasiswa, yaitu dengan cara mengadakan peragaan cara penandatangan perjanjian multilateral.

II.I Tema kegiatan
APEC : "A World of Differences: Partnership for the Future (Dunia Perbedaan: Kemitraan untuk Masa Depan)"

III.I Maksud dan Tujuan
1. Dengan kegiatan ini, di harapkan dapat menambah pengetahuan mahasiswa HI mengenai teori-teori yang berhubungan dengan masalah internasional serta melatih kemampuan berfikir dan menganalisis suatu permasalahan.
2. Media interaksi antar mahasiswa UNPAS dan masyarakat pada umumnya.
IV.I Sasaran Kegiatan
Mahasiswa dan mahasiswi HI UNPAS pada khususnya dan masyarakat luas secara umumnya.Dengan jumlah peserta terbatas hanya 96 orang.
Persyaratan peserta :
- melunasi biaya pendaftaran
- Menggunakan pakaian rapi ( jas almamater )
- Mengisi formulir pendaftaran
- Melampirkan foto 2x3 sebanyak 3 lembar

V.I Pelaksanaan Kegitan
Kegiatan SDC akan dilaksanakan pada hari Selasa, tanggal 17 Januari 2006 yang bertempat di Aula Hukum Universitas Pasundan Jl. Lengkong Besar No.68. Mulai pada pukul 09.00 – selesai.

II. Struktur Organisasi
Struktur organisasi menggambarkan pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing perangkat organisasi. Adanya struktur organisasi tersebut diharapkan tujuan dari kegiatan tersebut dapat menjalankan usahanya dengan lancar. Struktur organisasi sebagai berikut:

PELINDUNG
Dekan FISIP Unpas

PENANGGUNG JAWAB
Ketua Jurusan HI

TEAM PENGARAH
Drs.Iwan Gunawan

KETUA PELAKSANA
Sisca P

BENDAHARA
Meilinda

SEKRETARIS & SEKRETARIATAN
Ahmad Fadilah,Isma,Rida,Anita

KOORDINATOR HUMAS
Asih N, Wenny

KOORDINATOR LOGISTIK
Dimas, Mala

KOORDINATOR ACARA
Neka Mustika Ayu

KOORDINATOR KONSUMSI
Arif


Sebelum kegiatan tersebut dilaksanakan kami selaku panitia khususnya ketua pelaksana melakukan pembagian tugas masing- masing, ketua pelaksna beserta Humas menghubungi dan melobi pembicara dari Departement Luar Negeri, pembukaan pendaftaran untuk Mahasiswa Hubungan Internasional oleh bagian kesekretariatan dengan biaya yang dikeluarkan peserta Rp.35000, humas mengajak Mahasiswa agar tertarik untuk ikut dalam kegitan ini dengan cara membuat pamflet. Sekretaris membuat surat- surat izin tempat, peminjaman alat-alat ,undangan untuk dosen dll. Logistik bertugas membuat sertifikat, booklet, pin, dan mendekorasi tempat kegiatan, bagian konsumsi mengurus konsumsi yang harus tersedia, sedangkan koordinator acara bertanggungjwab mengatur dan mengawasi jalannya kegiatan- kegiatan apa saja dari awal sampai selesainya kegiatan.

III. Pengawasan
Dalam setiap rapat Ketua pelaksana memberi petunjuk atau instruksi, dan panitia yang lain melaporkan tugas masing- masing dan dapat disimpulkan bahwa gaya kepemimpinan yang otokratik dimana menentukan kebijakan untuk panitia,menentukan langkah- langkah yang harus dilakukan panitia lain tetapi interaksi dengan panitia lain terbatas. Itu pun terus dilakukan hingga kami merasakan adanya sebuah penyimpangan penggunaan sumber daya manusianya ( panitia ). Mungkin karena kesibukan masing- masing, mereka yang seharusnya bertanggungjawab dengan tugasnya malimpahkan tugas mereka ke bagian lain bahkan tidak melakukan apapun, sehingga banyak panitia yang bertugas ganda. Semua terjadi karena kurangnya control dan interaksi sesama panitia dari ketua pelaksana, karena ketua pelaksana sendiri baru kali itu menjabat.
Tidak sedikit dari sebagian panitia yang mengeluh mengenai masalah itu, namun patut disadari dengan penuh tanggungjawab kami melaksanakan semua dengan sebaik-baiknya demi kelancaran dan keberhasilan kegiatan ini.

IV. Pelaksanaan
Akhirnya semuapun berjalan sesuai target yang telah direncanakan bahkan ada mahasiswa yang ingin ikut serta tetapi pendaftaran sudah ditutup karena terbatasnya peserta yang seharusnya terdaftar yaitu 96 orang, kegiatan tersebut berjalan dengan lancar. Demikian pendeskripsian singkat dari kegiatan SDC ini. Saya mendapatkan pandangan dan pemahaman baru dalam melaksanakan kegiatan dan sangat saya jadikan pengalaman dalam berorganisasi agar tahun kedepan mendapatkan hasil yang lebih baik.